e-mail Archivierung
gemäß GDPdU
Besser wirtschaften mit organisierter e-mail- und Dokumenten-Verwaltung
Die e-mail ist heutzutage DAS Kommunikationsmedium für den Informationsaustausch zwischen Unternehmenspartnern. E-mails sind einfach und praktisch. Schnell geschrieben und innerhalb von Sekunden weltweit versendet haben sie den traditionellen Briefverkehr im Businessbereich fast vollständig ersetzt. Selbst unternehmenskritische Vorgänge wie etwa das Versenden von Angeboten, Rechnungen, Mahnungen und anderen rechtsrelevanten Dokumenten werden per Mail abgewickelt.
Die korrekte Behandlung von e-mails ist komplex, denn:
- E-mails enthalten wichtige Informationen und transportieren somit Unternehmenswissen, was für die Wirtschaftlichkeit von hoher Bedeutung sein kann.
- E-mails dokumentieren Arbeitsabläufe und geschäftliche Vorgänge. Deshalb gelten rechtliche Regeln zur Archivierung und Langzeitaufbewahrung (Compliance).
- E-mails enthalten auch immer persönliche Inhalte über Ihre Absender und Empfänger oder Dritte. Diese Daten obliegen dem Datenschutz und dem Postgeheimnis.
Die organisierte e-mail Archivierung kann für Ihr Unternehmen mehr sein, als Erfüllung einer lästigen Pflichtaufgabe. Eine für e-mails sensibilisierte Unternehmenskultur, das richtige Werkzeug zur regelkonformen Archivierung und intelligentem Archiv-Management kann Ihrem Unternehmen langfristig zu höherer Wirtschaftlichkeit verhelfen.
E-mail Archivierung ist gesetzlich vorgeschrieben!
Haben Sie das gewußt?
- Geschäftliche e-mails sind Handelsbriefe gem. § 257 HGB
- Die Aufbewahrungspflichten nach HGB betreffen auch die elektronische Post
- Rechtliche Vorgaben und Richtlinien regeln den Umgang mit geschäftlichen e-mails
(GDPdU, Sarbanes-Oxley, Basel II) - Geschäftsführung ist für die ordnungsmäßige Archivierung des e-mail Schriftverkehrs im Rahmen der IT-Sicherheit verantwortlich und haftbar
- Für das regelkonforme Archivieren von e-mails reichen herkömmliche Backup- und Archivierungsverfahren oft nicht aus
Archivierung Vs. Backup
In den allermeisten Unternehmen werden heute mit größter Sorgfalt alle Datenbestände von Applikationsdaten über Datenbanken bis hin zu vollständigen e-mail Servern gesichert. Datensicherungen schützen vor Totalverlusten und können bereits ein enormes Maß an Sicherheit bieten. Stellt man sich jedoch in Bezug auf das e-mail Informationsmedium die Frage nach der Wiederherstellung von e-mail Dokumenten, gelangt man schnell zu der Erkenntnis, dass eine gezielte Wiederherstellung versehentlich oder absichtlich gelöschter e-mails meist sehr aufwändig ist und viel (Administrator-)Zeit kostet.
EMA® E-Mail Archive Appliance® kann das vorhandene Backup-System sinnvoll ergänzen und ermöglicht über das EMA®-Web-Interface innerhalb von wenigen Sekunden ein schnelles Auffinden und Wiederherstellen einzelner e-mails durch den Benutzer selbst oder den Administrator.
Sechs gute Gründe für die e-mail Archivierung
- Geschäftsprozesse werden zunehmend durch e-mail Kommunikation abgewickelt. E-mails werden im kaufmännischen Geschäftsverkehr wie Handelsbriefe im Sinne von § 257 HGB behandelt.
- Für e-mails gelten die gleichen gesetzlichen Archivierungs- und Aufbewahrungspflichten wie für alle anderen unternehmens- und steuerrechtlich relevanten Dokumente.
- Ein Unternehmer ist verpflichtet, versandte und empfangene e-mails entsprechend den jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu archivieren, teilweise bis zu 10 Jahre. Er hat hierzu während dieser Zeit diejenigen Hilfsmittel vorzuhalten, die zur Verfügbarkeit, Wiederherstellung und Lesbarkeit seiner e-mail Archive erforderlich sind.
- Ein Verstoß gegen diese Pflichten ist mit erheblichen Nachteilen verbunden und kann im Einzelfall auch strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
- Schon ein Systemabsturz, ein Hardwaredefekt oder eine Fehlbedienung am Arbeitsplatz kann den unwiederbringlichen Verlust wichtiger und wertvoller Informationen und Unternehmensdaten verursachen.
- Eine systematische und kontrollierte Langzeitarchivierung von e-mails ist nicht nur zur Optimierung von Arbeitsabläufen sinnvoll, sondern auch von rechtlicher und wirtschaftlicher Seite dringend erforderlich.
Ausblick
E-Mail-Archivierung ist zur Zeit ein wichtiges Thema in der IT-Branche. Denn viele Unternehmen sind sich der Wichtigkeit noch nicht bewusst oder schieben eine Lösung auf die lange Bank. Doch viele Gesetze und Regelungen zur Archivierung und zur Aufbewahrung von e-mails sind schon in Kraft. Es ist somit nur eine Frage der Zeit, bis auch in Deutschland der erste aufsehenserregende Fall auftreten wird (siehe EON, Deutsche Bank, etc.).
Und dass e-mails heutzutage wie normale Geschäftspapiere behandelt werden, die auch vor Gericht Bestand haben, sieht man auch an dem aktuellen Formel 1 Spionage-Skandal. Vor allem die Informationen aus der e-mail Kommunikation konnten entscheidend zur Aufdeckung der Affäre beitragen.
Deswegen ist es wichtig, schon jetzt vorzusorgen und die Weichen in die richtige Richtung zu stellen. Denn eines ist klar - auf kurz oder lang werden Unternehmen am Thema e-mail Archivierung nicht vorbeikommen. Sehen Sie die organisierte e-mail Archivierung als eine Investition in die Zukunft Ihres Unternehmens - für mehr Wirtschaftlichkeit und mehr Rechtssicherheit.
