E-mail- und Dokumenten-Protection
clever gelöst!
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E-mail- und Dokumenten-Archivierung clever gelöst -
wirtschaftlich sinnvoll und gesetzeskonform
EMA® - Mehr als e-mail Archivierung
Mit EMA® bietet ARTEC eine intelligente Lösung für die automatisierte Protection, Archivierung, die Langzeitaufbewahrung sowie das schnelle und einfache Wiederherstellen von e-mails und Dokumenten.
Warum archivieren?
Rechtliche Anforderungen
Die Anforderungen für eine gesetzeskonforme Archivierung sind nicht immer eindeutig aus den Gesetzestexten zu entnehmen. Die Ableitung einer konformen Archivierung erfolgt im Wesentlichen aus den Gesetzen der AO, des HGB, des Sarbanes-Oxley-Acts sowie aus den Richtlinien GoBS, GDPdU und anderen Vorschriften, wobei das Bundesdatenschutzgesetz nicht außer Acht gelassen werden darf. Aber was wird vom Gesetzgeber gefordert? Derzeit werden lediglich folgende Punkte genannt: Alle gesetzlich relevanten Dokumente müssen im Originalformat, unveränderbar und unmittelbar vorgehalten werden. Darüber hinaus fordert der Gesetzgeber, dass Sie diese Daten zeitnah bereitstellen müssen.
[ top ]Technische Anforderungen
Aufgrund des wachsenden Datenaufkommens werden Mailserver stark belastet. Um dieser ständig wachsenden Herausforderung Herr zu werden, ist es erforderlich, die bestehende Infrastruktur (Mailserver, Speicher, Netzwerk und Hardwarekomponenten) zu entlasten. Dabei muss die Installation einfach, schnell und unkompliziert erfolgen. Eine effektive e-mail Archivierung muss die Verfügbarkeit der Daten erhöhen und zugleich die bestehenden Infrastrukturen entlasten. Darüber hinaus sollte ein Archiv auch ein leistungsfähiges Werkzeug zur Backup- & Restore-Entlastung sein.
IT-Budgets sind aufgrund der aktuellen Wirtschaftslage limitiert, allerdings werden Anforderungen an IT-Manager nicht geringer. Hierfür ist es notwendig, feste Planungsgrößen im Bereich der Lizenzpolitik, Administration und des Installations-Aufwands zu haben. Ein wichtiger Bestandteil einer Investition ist zudem die langfristige Investitionssicherheit.
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| EMA® Prospekt Mail to Archive® 815 kB |
EMA® Prospekt File to Archive® 665 kB |
EMA® Prospekt Print to Archive® 739 kB |
EMA® Prospekt Scan to Archive® 602 kB |
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| EMA® Prospekt Voice to Archive® 678 kB |
EMA® Prospekt ediscovery® 4,8 MB |
EMA® Prospekt Cloud Service 876 kB |
Was ist EMA®?
EMA® ist eine wirtschaftliche und intelligente Lösung für die automatisierte gesetzeskonforme Archivierung und Langzeitaufbewahrung von e-mails und Dokumenten, die neben der Datensicherheit auch das schnelle und einfache Wiederherstellen Ihrer e-mails und Dokumente garantiert.
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E-mail Archivierung mit EMA®
Innerhalb kürzester Zeit kann EMA® in Ihre bestehende IT- und E-Mail-Infrastruktur integriert werden und ist sofort betriebsbereit. EMA® funktioniert dabei unabhängig von vorhandenen Mailservern, Mailclients, Speichertechnologien, Hardwarekomponenten und Betriebssystemen. Zur Inbetriebnahme werden keine Komponenten auf Ihrem Mailserver und oder Mailclient installiert, ausgetauscht oder in der Funktion verändert. Eine reibungslose Implementierung ist somit garantiert und kann in aller Regel im laufenden Betrieb erfolgen. Nach abgeschlossener Installation wird jede ein-, ausgehende oder interne e-mail von EMA® automatisch im Originalformat (SMTP, RFC822) verschlüsselt, digital signiert und mit einem digitalen Zeit- und Datumsstempel im Archiv abgelegt. Jedes Dokument wird von EMA® automatisch indiziert und unmittelbar in die Volltextsuche integriert. Dies gilt neben der e-mail auch für Anhänge, die automatisch indiziert werden.
[ top ]Nutzbarkeit des Archivs
Mit der leistungsfähigen Volltextsuche lassen sich archivierte e-mails und Dokumente mit einem Mausklick sofort finden, lesen, weiterverarbeiten und wiederherstellen. Jedes Dokument kann unter Verwendung der neuen Attribute- Funktion mit zusätzlichen Informationen versehen werden. Hierbei können neben der Mindestvorhaltezeit, Legal Hold, dem Privat-Flag, Tagging und Facharchiven auch bis zu 100 individuelle Attributefelder definiert werden. Die Vergabe von Attributen oder Informationen kann einfach im Viewer erfolgen und die Informationen stehen unmittelbar zur Volltextrecherche zur Verfügung. Diese Funktionen in Kombination mit dem e-mail Importer erlauben ein einfaches Informationsmanagement auch älterer Dokumente, die bereits vor Inbetriebnahme von EMA® empfangen wurden. Die Einbindung des Archivs in den e-mail Client erfolgt ohne zusätzliche Softwareinstallation. Die gesamte Lösung ist darauf ausgelegt, ein rechtssicheres Archiv ohne unnötigen administrativen Aufwand zu betreiben.
[ top ]Datenschutz & Datensicherheit
Das Sicherheitskonzept von EMA® erlaubt eine sichere Datenhaltung ohne zusätzliche technische Komponenten. Wo andere Lösungen aufwendige und kostenintensive WORM-Technologien einsetzen müssen, kann EMA® alle Standard NAS- und SAN-Speichertechnologien rechtskonform verwenden. Das einzigartige Sicherheitskonzept garantiert die vom Gesetzgeber geforderte Unveränderbarkeit der Dokumente. Für den erweiterten Datenschutz kann das 4-Augen-Prinzip eingesetzt werden, um einen globalen Zugriff auf das Archiv durch einen Administrator zu limitieren. Zudem werden alle Archivzugriffe dauerhaft protokolliert.
[ top ]Investitionsschutz
Ein modernes Archiv sollte nicht nur möglichst einfach nutzbar sein, sondern auch die getätigten Investitionen schützen. Derzeitige rechtliche Vorschriften verlangen Archivzeiten von zum Teil über zehn Jahren. Dieser Zeitraum kann aus technologischer Sicht kaum überblickt werden. Nur Systeme, die zu 100 Prozent auf Standards basieren, können einen maximalen Investitionsschutz gewährleisten. EMA® basiert auf Standardtechnologien, die es Ihnen erlauben, zu jeder Zeit die gesamte Infrastruktur inklusive Mailserver und Speicher zu tauschen. Diesen Grundsatz finden Sie im gesamten EMA®-Produktkonzept – von der Mailserver-Integration über die Einbindung in den e-mail Client bis hin zum Archivspeicher. Eine EMA® kann zu jeder Zeit und ohne Unterbrechung in ein vollwertiges Dokumenten- und Informations-Archiv (Enterprise Managed Archive) aufgerüstet werden. Zudem gewährleisten wir Ihnen vollen Investitionsschutz, wenn Sie bei Bedarf auf eine leistungsfähigere EMA®-Plattform upgraden möchten. Passen Sie Ihr Archiv an Ihre Infrastruktur an und nicht umgekehrt! EMA® erfüllt Ihre individuellen Anforderungen und ist flexibel wie Ihr Unternehmen.
[ top ]Professionelle Lösung für jede Umgebung
Mit EMA® erhalten Sie eine intelligente und schlanke System-Architektur für eine sinnvolle und zukunftssichere Organisation Ihrer e-mails und Dokumente. Ob in Kleinbetrieben oder in großen Unternehmen – die einfache Bedienung und die intelligente Verwaltung von e-mails machen EMA® zu einem unverzichtbaren Werkzeug für jede moderne IT-Infrastruktur.
[ top ]Warum entscheiden sich Kunden für EMA®?
- „Die Installation war in kürzester Zeit abgeschlossen.“
- „Es wurde keine Software auf unserem Mailserver installiert.“
- „Unsere bestehende Infrastruktur wurde nicht verändert.“
- „Alle Daten werden im originalen SMTP-Format geschrieben und erlauben einen Mailserver-Wechsel ohne Änderungen am Archiv.“
- „Wir mussten in kein WORM-Medium investieren, um die rechtlichen Anforderungen zu erfüllen.“
- „Unsere Datenschutz-Anforderungen wurden ohne großen administrativen Aufwand erfüllt.“
- „Das 4-Augen-Prinzip schützt unsere Daten vor unberechtigtem Zugriff.“
- „EMA® verfügt über eine automatische Benutzerverwaltung.“
- „Die Integration in unsere Active Directory-Strukturen war innerhalb kürzester Zeit möglich, dabei wurde sogar unsere komplizierte Authentifizierungs-Lösung unterstützt.“
- „Es gibt keine versteckten Lizenzkosten.“
- „Unsere Investitionen sind durch ein nahtloses Upgrade auf ein anderes Modell der EMA® Appliance Serie jederzeit garantiert.“
- „Software-Updates erfolgen automatisch.“
Erkennen und nutzen auch Sie die Vorteile von EMA®!
Sie haben Fragen? Kein Problem – setzen Sie sich einfach mit uns in Verbindung. Wir beraten Sie gerne!
Telefon: 0 24 31/ 980 893 oder
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